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Geschäftsprozessorientiertes Dokumentenmanagement mit SAP-Prozessoptimierung

Optimierung von dokumentorientierten Geschäftsprozessen

Durch das Herstellen einer Verbindung von strukturierten und unstrukturierten Daten entstehen enorme Nutzenpotenziale quantitativer und qualitativer Art. Möchten Unternehmen diese nutzen, stehen sie vor der großen Herausforderung, ein für ihr Unternehmen geeignetes System zu finden. Hierzu sollten sie auf etablierte, strukturierte Vorgehensweisen zurückgreifen.


Beispiel digitalisierter Adressänderung
(Quelle: Geschäftsprozessorientiertes Dokumentenmanagement mit SAP, SAP Press, 2009)

Von Rinaldo Heck* – Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist ein probates Mittel, um Zeit und Kosten einzusparen. Durch eine Zusammenführung eines (bestehenden oder neu einzuführenden) Dokumentenmanagementsystems (DMS) und den fachlichen Daten eines SAP-Systems sowie deren Prozesslogik können verschiedene Aspekte optimiert werden. Dabei besteht zum einen die Möglichkeit, die Durchlaufzeiten von Geschäftsprozessen durch Vermeidung von Mehrarbeit zu verringern. Zudem kann durch diese Optimierung eine Verbesserung der Prozessqualität auf nachfolgende Kernprozesse des Unternehmens erzielt werden. Ein Beispiel hierfür ist eine Adressänderung eines Kunden bei seiner Bank. Der Kunde füllt dazu in einer Filiale ein Formular für die Adressänderung aus. Das Formular wird an das Backoffice weitergeleitet und trifft dort in der Poststelle ein (Dokument als Auslöser des Änderungsprozesses). Nach Durchführung der Änderung der Stammdaten des Kunden durch einen Sachbearbeiter bekommt der Kunde ein Schreiben, dass seine Adressänderung erfolgreich durchgeführt wurde (Dokument als Ergebnis des Änderungsprozesses). Ob dieser Prozess mit dem Dokument in Papierform oder digitalisiert stattfindet, ist unerheblich. Auch ein Weg über das Portal für Kunden ist möglich. Im Falle der papierbehafteten Bearbeitung ist zusätzlich eine umfangreiche organisatorische Regelung notwendig. Für die Bank stellt dieser Prozess nicht nur eine Serviceleistung für den Kunden dar. Er stellt einen Einflussfaktor für Kernprozesse z.B. Kontoauszugsdruck etc. dar. Die Adresse des Kunden ist Ziel aller Korrespondenz, sodass durch eine verzögerte Bearbeitung Kontoauszüge, Mahnungen, Informationsschreiben etc. an die falsche Adresse versandt werden könnten. Das führt zu Reklamationen bis hin zur Verletzung des Datenschutzgesetztes. (ap) … @

*Rinaldo Heck hat sein Informatikstudium an der Hochschule Darmstadt mit dem Master of Science abgeschlossen. Seit 2002 ist er in der Erwachsenenbildung und als Lehrbeauftragter an der Fachhochschule Wiesbaden im Fachbereich Design, Informatik, Medien und Wirtschaft tätig. Mehrere Jahre lang arbeitete er zudem in der Technologieberatung eines deutschen Beratungsunternehmens als Spezialist für „SAP Records Management“, „SAP Business Workflow“, „SAP ArchiveLink“, „SAP Interactive Forms by Adobe“ und weitere SAP-Technologien. Mittlerweile ist er Inhaber der Firma heckcon (http://www.heckcon.com), die sich auf dokumentorientierte Geschäftsprozesse mit SAP spezialisiert hat, und er ist selbst als Berater, Softwarearchitekt und Anwendungsentwickler tätig. Darüber hinaus übt er einen Lehrauftrag an der Hochschule Darmstadt im Fachbereich Informatik aus. In seinem Buch „Geschäftsprozessorientiertes Dokumentenmanagement mit SAP“ aus dem Verlag der SAP Press beschreibt und zeigt er die praktische Anwendung dieses Themas (Weitere Infos: sap-press.de/1959).

(Den kompletten Beitrag finden Sie im Sonderheft SAP & Dokumente ab Seite 7)

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