Produkte & Services

DMS im Gespann mit SAP in der Praxis

DMS für ein optimales Klima

Für ihre Kunden ein optimales Wohn- und Arbeitsklima zu schaffen, ist das erklärte Ziel der Rotex Heating Systems GmbH. Der Hersteller von Heizungssystemen aus dem württembergischen Güglingen steht für innovative Produkte in der Wärmeerzeugung, -speicherung und -verteilung. Um die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, setzt das Unternehmen aber nicht nur bei seinen Produkten auf Innovation. Moderne Informationstechnik sorgt auch im Unternehmen für eine leistungsfähige Organisation. Auch ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist im Einsatz, um die Arbeitsabläufe in der Verwaltung zu beschleunigen und zu vereinfachen.

Anforderungen und Rahmenbedingungen
Mit der Einführung des DMS sollte als erstes und wichtigstes Ziel die Freigabe sämtlicher Eingangsrechnungen – circa 150 pro Tag – professionalisiert und beschleunigt werden. „Eine neue Unterschriftenrichtlinie, durch die das 4-Augen-Prinzip eingeführt wurde, hatte die bis dahin übliche Rechnungsverteilung und Genehmigung per Hauspost an ihre Grenzen gebracht“, so Stefan Blumhagel, zum damaligen Zeitpunkt IT-Projektleiter bei der Rotex Heating Systems GmbH. Wenn Mitarbeiter krank oder im Urlaub waren, blieben die Rechnungen in den Postfächern liegen, für sämtliche Genehmigungsschritte waren die Dokumente manchmal Tage, wenn nicht sogar Wochen unterwegs, wobei ein zentraler Überblick über ihren Verbleib fehlte.

„Skontofristen konnten so kaum eingehalten werden“, erinnerte sich Stefan Blumhagel. Außerdem ging bei der Suche nach Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Verträgen – Dokumente, die die Mitarbeiter für die tägliche Arbeit benötigen – unnötig viel Arbeitszeit verloren. So war der Wunsch nach einer zentralen Ablage der bis dahin in zahllosen Aktenordnern gesammelten Belege ein weiterer wichtiger Grund für ein DMS.

Nach einer gründlichen Marktrecherche fiel schnell die Entscheidung für DocuWare. Das letztlich ausschlaggebende Argument war die Funktionalität des Systems, betonte der IT-Projektleiter: „Alle Anforderungen, die wir hatten, konnte DocuWare abbilden. Vor allem hat uns die einfache Integration in vorhandene Anwendungen wie SAP und Microsoft SharePoint überzeugt. Und durch den Web Client ist die Anwendung außerdem für jeden Mitarbeiter einfach zu bedienen.“

Die Lösung im Einsatz
Zusätzliche Hardware wurde für das DMS nicht benötigt, es läuft auf einer virtuellen Maschine im hauseigenen Rechenzentrum. Die DMS-Lösung wurde ohne Programmierung direkt in das SAP-System integriert. Auch die Integration in das Microsoft-SharePoint-Unternehmensportal ging problemlos vonstatten. Hierüber wird der Workflow für die Rechnungsprüfung gesteuert.

Der Startschuss des DMS-Projekts fiel in der Buchhaltung. Innerhalb kürzester Zeit jedoch wurden in den Workflow auch alle anderen Abteilungen mit ihren Kostenstellenverantwortlichen eingebunden – rund 80 der 350 Mitarbeiter arbeiten heute regelmäßig mit DocuWare.… (Mechthilde Gruber/ur) @

Den kompletten Beitrag finden Sie unter http://www.docuware.com/main.asp?sig=dld&lan=de&loc=de&dwdbname=Für+ein+optimales+Klima&dwdblan=german oder im S@PPORT Sonderheft „SAP & Dokumente“ 2016 ab Seite 30!

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