.
ANZEIGE

S@PPORT Online

.
.
.


Produkte & Services

Pascoe setzt auf automatisierten Workflow bei den Eingangsrechnungen

Vitamine für die Buchhaltung

Lücke geschlossen: Pascoe, Hersteller von Naturmedizin, erfasst und bearbeitet die Eingangsrechnungen komplett elektronisch, vom Scannen des Originalbelegs bis zum Verbuchen. Der automatisierte Workflow entlastet die Mitarbeiter nicht nur in der Finanzbuchhaltung.


Burkhard Runtsch:
„Der gesamte Workflow
in der Bearbeitung der
Eingangsrechnungen ist
heute komfortabler.“

Durchschnittlich 700 Eingangsrechnungen fallen monatlich bei Pascoe Naturmedizin in Gießen an. Um sie zügig zu bearbeiten, hatte der Naturmedizinhersteller bereits mit der Einführung der SAP-Branchensoftware „Pharmasprint“ im Jahr 2001 einen elektronischen Workflow eingerichtet: Die Fakturen der Lieferanten werden vorsortiert, gescannt, an die Kostenstellen zur Freigabe weitergeleitet und abschließend archiviert. Bis vor Kurzem erfasste die Finanzbuchhaltung die Rechnungen trotzdem noch manuell im System. Diese Vorerfassung wollte man ebenfalls in den elektronischen Prozess einbinden, damit die Invoice-Bearbeitung komplett automatisiert erfolgt.
Parallel dazu sollte ein neuer, zweistufiger Freigabeprozess etabliert werden, ähnlich dem Vieraugenprinzip: Einige Fakturen müssen immer von zwei Instanzen autorisiert werden, wobei die Berechtigung für die Höhe der zu autorisierenden Rechnung für die einzelnen Hierarchiestufen – Abteilungsleiter, Bereichsleiter, Geschäftsführung – klar geregelt ist.

Komfortabler Workflow
Seit Anfang dieses Jahres ist die „elektronische Lücke“ in der Eingangsrechnungsbearbeitung geschlossen. In einem viermonatigen Projekt hat Pascoe Naturmedizin die beiden Softwarelösungen „DirectInvoiceControl“ und „Docutec Xtract for Documents“ implementiert – Einführungspartner war command. Burkhard Runtsch, Leiter Organisation, IT & Logistik bei Pascoe: „Uns hat vor allem der hohe Integrationsgrad der Software in SAP überzeugt. Auch die Visualisierungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten im sogenannten Leitmonitor sind recht ansprechend.“ Der Monitor, das Kernstück des neuen Systems, fungiert als Rechnungseingangsbuch: Alle im Umlauf befindlichen Rechnungen mit Skontodaten, Summenwerten und Bearbeitungsstatus werden in einer Bildschirmmaske angezeigt. Eine lückenlose Überwachung ist also garantiert.
Ein weiterer Grund, warum sich Burkhard Runtsch und seine Kollegen für die beiden Lösungen entschieden haben, waren etliche Zusatzfunktionalitäten. So lassen sich aus dem Prozess heraus standardisierte Briefe – beispielsweise für Reklamationen bei unvollständigen Rechnungen – generieren, was die Arbeit der Finanzbuchhaltung zusätzlich erleichtert. „Insgesamt ist der Workflow heute noch komfortabler“, sagt Burkhard Runtsch. (ap) … @

(Den kompletten Artikel können Sie über folgenden Link http://www.command-ag.de/aktuelles.news/nid//29.php bei der command ag anfordern oder Sie finden ihn im Sonderheft „SAP & Dokumente“ von S@PPORT ab Seite 28.)

Kontakt:
Command ag
Eisensocktr. 12
76275 Ettlingen
Tel. 07243/590-0
www.command-ag.de

Zurück zur Übersicht Artikel drucken










Weitere Links

Die Themen und Inhalte in
der aktuellen Druckausgabe
finden Sie hier…

Die Vorschau auf die nächste
Druckausgabe von S@PPORT
finden Sie hier…

Die Mediadaten und Themen-
übersicht für S@PPORT
finden Sie hier…