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Elektronischer Rechnungstausch auf Basis von ZUGFeRD

Rechnungstausch im Galopp

Elektronische Rechnungen setzen sich in Deutschland immer weiter durch. Mit dem zertifizierten ZUGFeRD-Datenmodell können SAP-Anwender ihren Rechnungsversand und -empfang deutlich vereinfachen und damit Zeit und Geld sparen. Was hat es mit diesem Modell mit dem eigentümlichen Namen auf sich und wie funktioniert es in der Praxis?

So läuft eine ZUGFeRD-konforme Rechnungsverarbeitung mit SAP Schritt für Schritt ab.

Dass elektronische Rechnungen weiterhin Zuspruch bekommen, untermauert unter anderem eine kürzlich veröffentlichte Studie des eBusiness-Lotsen Ostbayern, die das Forschungsinstitut ibi research an der Universität Regensburg im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) durchgeführt hat. So gaben 35 Prozent der Rechnungsversender und 40 Prozent der Rechnungsempfänger an, dass sie die digitale gegenüber der papierhaften Rechnung bevorzugen.
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Die finale Version 1.0 des Datenmodells wurde im Sommer 2014 veröffentlicht. Mit diesem können Unternehmen, Behörden und Verbraucher Rechnungen elektronisch – auch grenzüberschreitend – austauschen. Der Lieferant spart Portokosten und kann von einem schnelleren Zahlungseingang profitieren. Beim Kunden reduziert sich der manuelle Aufwand, da beispielsweise das Eintippen der Buchungsdaten entfällt. Außerdem hat er durch die schnellere Verarbeitung die Möglichkeit, eventuell vorhandene Skontomöglichkeiten eher zu nutzen.

Rechnung digital senkt Kosten
SAP Services hat ermittelt, dass ein Unternehmen, das täglich durchschnittlich 70 Rechnungen erhält, im Jahr etwa 60.000 Euro Personalkosten einspart. Bei dieser Kalkulation wurde ein Stundenlohn von 18,75 Euro definiert und zwölf Minuten für die Verarbeitung und Archivierung einer Rechnung angenommen. Ein weiterer wichtiger Vorteil von PDF/A und ZUGFeRD ist, dass es sich um Standards handelt, für die auch sogenannte Validierungswerkzeuge zur Verfügung stehen, die eine hohe Dokumenten- und Datenqualität sicherstellen.
Eine ZUGFeRD-kompatible Rechnung besteht aus PDF-Datei und den Rechnungsdaten in Form einer XML-Datei. Beide sind in einer PDF/A-3-Datei miteinander verbunden. PDF/A ist das ISO-zertifizierte Format zur Langzeitarchivierung. So ist sichergestellt, dass die Rechnung dauerhaft visualisiert werden kann. Der dritte Normteil erlaubt das Einbetten beliebiger Dateien. Der Rechnungsempfänger kann entscheiden, ob er das Abbild in Form der PDF-Datei oder den XML-Datensatz zur weiteren Verarbeitung nutzt. Zweifelsohne ist die Verarbeitung der XML-Rechnungsdaten effizienter und weniger fehleranfällig, denn es entfällt das manuelle Abtippen beziehungsweise die OCR-Erkennung. … (ur) @

Den kompletten Beitrag finden Sie unter https://www.luratech.com/de/presse-news/pressenews/article/elektronischer-rechnungstausch-auf-basis-von-zugferd/ oder im S@PPORT-Sonderheft „SAP & Dokumente“, Ausgabe 7/8_2015 ab Seite 8!

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