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Revisionssichere Verwaltung von Lieferscheinen und Rechnungen

Offen für Neues

Bewährtes bewahren und offen sein gegenüber Neuem – dieser Grundsatz von Riegele gilt nicht nur bei der Herstellung von Brauspezialitäten. Auch in der Verwaltung setzt das Brauunternehmen auf transparente Abläufe mit moderner Informationstechnologie. Seit Anfang 2008 ist in der Brauerei das Dokumentenmanagementsystem DocuWare im Einsatz. Ein erstes Ziel war, die immense Papierflut einzudämmen und gleichzeitig den hohen Aufwand für eine revisionssichere Archivierung der jährlich rund 80.000 Lieferscheine und 12.500 Eingangsrechnungen zu reduzieren. Peter Baier, kaufmännischer Leiter bei Riegele, sieht die Vorteile vor allem in der Flexibilität und Bedienungsfreundlichkeit der Lösung: „DocuWare lässt sich sehr leicht handhaben, sodass wir das System auch selbst anpassen und erweitern können. Aber auch die Fachkompetenz und die Nähe des DocuWare-Partners CCC City Computer Contor hat die Systemauswahl beeinflusst.“

Start mit Einkauf und Finanzbuchhaltung
Mit dem DMS-Einsatz wurde in den Abteilungen Einkauf und Finanzbuchhaltung begonnen. Heute arbeiten unternehmensweit rund 50 Mitarbeiter mit der Lösung. Eingebunden sind alle Abteilungen, die mit der Freigabe von Rechnungen befasst sind. Standortübergreifend ist ein Zugriff vom nahen Logistikzentrum möglich, das über eine Richtfunkstrecke ins interne Netzwerk integriert ist. Auch alle Außendienstmitarbeiter, ausgestattet mit Notebooks, können über das Internet auf das System zugreifen. Seit 2016 sorgt die zertifizierte Schnittstelle „Connect to SAP“ für eine nahtlose Verbindung von Dokumentenmanagement- und ERP-Lösung. Alle in SAP erstellten Ausgangsrechnungen, Mahnungen und Vergütungsabrechnungen werden damit automatisch im zentralen Dokumentenpool archiviert und verschlagwortet. Bei Nachfragen können die Mitarbeiter nun sofort – und ohne die gewohnte SAP-Arbeitsoberfläche verlassen zu müssen – auf alle Belege eines Kunden im digitalen Archiv zugreifen. Insgesamt umfasst der zentrale Dokumentenpool rund 840.000 meist mehrseitige Dokumente (Stand Anfang Oktober 2016). Die SAP-Integration wurde von dem in Germering ansässigen Consulting-Unternehmen Processum realisiert.

2008 wurde als erstes die elektronische Archivierung der täglich rund 300 Lieferscheine umgesetzt, die bei den Touren der Bierfahrer anfallen. Diese mit dem mobilen Warenwirtschaftssystem „Mowis“ erstellten Belege werden heute jeweils am Ende einer Tour über eine Docking-Station an das SAP-Systemgesendet und dann über die Schnittstelle verschlagwortet im zentralen Dokumentenpool abgelegt. „Wir können damit sofort feststellen, wann und in welchem Umfang ein Fahrer einen Kunden belieferte“, erläutert Peter Baier. Bei Reklamationen kann der Mitarbeiter den entsprechenden Beleg schnell am Bildschirm kontrollieren und ihn per E-Mail auch direkt an den Kunden schicken. Gleichzeitig sind die Lieferscheine revisionssicher abgelegt. …(Mechthilde Gruber/ap) @

Den kompletten Beitrag finden Sie unter http://www.docuware.com/main.asp?sig=dld&lan=de&loc=de&dwdbname=Offen+für+Neues&dwdbla=german
oder in S@PPORT Ausgabe 12/2016 ab Seite 21.

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