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Interviews & Kommentare

Interview mit Marko Schmidt, Mitglied der Geschäftsführung bei conovum

Neue Perspektiven in der Reisekostenabrechnung

Die Optimierung von Prozessen und Systemen im Geschäftsreisebereich ist wichtige Grundlage für das Travel Management. Ein wesentlicher Bestandteil dieses Bereichs ist auch die reibungslose Integration von Online Booking Engines in das „SAP Travel Management“. Marko Schmidt, Mitglied der Geschäftsführung der conovum GmbH & Co. KG, gab in einem Interview mit S@PPORT Einblick in dieses Thema.


Marko Schmidt:
„Die Prozesse sollten
transparenter werden,
insbesondere für den
Reisenden.“



S@PPORT: Wie ist der derzeitige Stand bei der Bearbeitung von Reisekosten in Unternehmen?

Marko Schmidt: Das Bewusstsein für ein zeitgemäßes, risikogerechtes Abrechnen ist in Unternehmen mit einer Anzahl von jährlich 5.000 oder mehr Reisekostenabrechnungen vorhanden. Der Großteil dieser Unternehmen hat für die Reisekostenabrechnung mehr oder weniger automatisierte Prozesse im Einsatz, teilweise sogar mit ERP-Bezug, dabei vielfach mit einem SAP-System. Die papierbasierte Bearbeitung und damit verbunden manuelle Prozesse kommen inzwischen seltener vor.
Ab einem signifikanten Abrechnungsvolumen gibt es zudem zahlreiche Anforderungen, die den Prozess der Reisekostenabrechnung beeinflussen: Das sind zum einen legale Anforderungen wie Personal- und Arbeitsrecht, Tarifrecht und Versicherungsrecht, zum anderen betrifft dies auch personalwirtschaftliche, einkommenssteuerliche und umsatzsteuerliche Anforderungen. Das Problembewusstsein existiert also, in der Regel gibt es auch schon Lösungsüberlegungen und isolierte, automatisierte Lösungen des Prozessschrittes.

S@PPORT: Kann man einen Unterschied der Abwicklung zwischen Mittelstand und großen Unternehmen feststellen?

Schmidt: Entscheidend für die Auseinandersetzung mit der Thematik ist die Reisehäufigkeit unabhängig von der Größe des Unternehmens. Unternehmen mit vielen Reisen und damit verbunden vielen Abrechnungen haben ihre Prozesse stärker optimiert. Zum Beispiel ist ein Beratungsunternehmen mit 3.000 Mitarbeitern kein Großunternehmen, dafür aber sehr reiseintensiv.
Grundsätzlich kann man beobachten, dass große Unternehmen stärker von Anforderungen aus interner Revision, Audit oder auch externen Anforderungen wie SOX betroffen sind. Bei kleineren Unternehmen werden stellenweise noch provisorische Lösungen als ausreichend empfunden.

S@PPORT: Wo beobachten Sie derzeit die meisten Anstrengungen in den Unternehmen?

Schmidt: Man versucht, Teile des Prozesses oder weitergehend die Prozesskette – von der Beantragung der Reise, der Buchung, Beschaffung, Abrechnung und Zahlung sowie der finanzwirtschaftlichen Handhabung – zu verstehen und zu harmonisieren. Dazu gehört auch, dass der Gesamtprozess durch eine konsistente Systemplattform unterstützt wird. (ap) ... @

(Den kompletten Beitrag finden sie unter http://www.conovum.com/travelwarehouse oder in der Ausgabe 9/2010 von S@PPORT ab Seite 35.)

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