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Die Art und Weise wie das Unternehmen bislang seine Verträge verwaltete, passte da nicht mehr so recht ins Bild. Gesucht wurde deshalb ein papierloses Vertragsmanagement. Das Ergebnis: Seit Mitte 2009 führt Hansgrohe an seinen deutschen Niederlassungen und der Zentrale nextPCM Contract Management ein. Rasch sollen in weiteren Projektschritten ausländische Vertriebs- und Produktionsstandorte angeschlossen werden, zunächst europa-, später weltweit. Früher fast ausschließlich Papierform Die Originalverträge der Hansgrohe AG wurden früher fast ausschließlich in Papierform geführt und waren weltweit über alle Standorte und Abteilungen verstreut. IT-Verträge verwaltete der IT-Leiter, Gesellschaftsverträge wurden im Vorstandssekretariat aufbewahrt und jede Ländergesellschaft hatte ihre eigenen Ordner mit Kunden- und Rahmenverträgen vor Ort. Die Schwierigkeit mit Papier ist jedoch: Man findet es oft nicht mehr, die Transparenz fehlt und ein unternehmensweites einheitliches Vertragswesen wird erschwert. Hintergrund der Umstellung auf ein elektronisches Vertragswesen waren zudem gesetzliche Anforderungen. Als SOX-zertifiziertes Unternehmen muss die Hansgrohe AG heute konkrete Anforderungen erfüllen, wie Verträge zu verwalten sind. Da geht es um zentrale Verfügbarkeit, strukturierte Ablage und unternehmensweite Transparenz sowie Minimierung von Risiken hinsichtlich Verlängerungen und Laufzeitbegrenzungen. Organisation komplett in SAP Grundvoraussetzung für das elektronische Vertragsmanagementsystem war es, dieses komplett in SAP zu organisieren. Hansgrohe hat SAP als ERP-Standard gesetzt und betreibt das System in 25 Ländern und 20 Sprachen, von Atlanta bis Shanghai, Malmö bis Kapstadt. Markus Armbruster vom Team SAP Technology and Development skizziert das Szenario: „SAP ist der Motor und es ging uns darum, einen passenden Getriebeaufsatz für das Vertragsmanagement zu finden“. Hier sieht Armbruster eine funktionale Lücke im SAP-Standard, weil mit „SAP Records Management“ zwar digitale Akten geführt, aber keine Vertragsdaten erfasst werden können. (ap) … @ Kontaktdaten: nextevolution AG Am Sandtorkai 74 20457 Hamburg www.nextevolution.de (Den kompletten Beitrag finden Sie in der Ausgabe 04/2010 von S@PPORT ab Seite 34 oder als Download-PDF unter www.nextPCM.de/news)
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S@PPORT Online
