KontaktAGBDatenschutzImpressumDruckversionSitemapHome
.
ANZEIGE

S@PPORT Online

.
.
.


Produkte & Services

Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung im Verbund mit SAP

10 goldene Regeln für REB-Projekte

Wie setzt man eine automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung (REB) im Verbund mit SAP richtig um? Das Thema ist alles andere als trivial. Dabei gilt es nicht nur technische Aspekte zu berücksichtigen, sondern es müssen auch die Mitarbeiter rechtzeitig einbezogen und motiviert werden. Der folgende Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Regeln zur REB-Einführung.

Das papierlose Büro – immer noch Utopie oder im Jahr 2009 doch ein Stück Realität? Für bestimmte Dokumente lässt sich Letzteres sicher bestätigen. Das gilt unter anderem für eingehende Lieferantenrechnungen, die in einem optimalen Prozess früh gescannt und sogleich archiviert werden. Danach liest eine intelligente Zeichenerkennung (OCR) diese aus und übergibt die Daten an das zentrale SAP-System, um dort final gebucht zu werden. Maximale Transparenz, schnellere Durchlaufzeiten und schlankere Prozesse können erreicht werden, zudem entfallen Papiertransportzeiten und Kopierkosten. Damit bietet eine erfolgreich eingeführte REB-Lösung ein breites Spektrum an Vorteilen. Dies mag, natürlich auch aufbauend auf den bestehenden Prozessen, dem einen mehr und dem anderen weniger Nutzen bringen. So kommt es oft vor, dass durch Liegezeiten erhebliche Skontoverluste entstehen, in anderen Fällen werden jedoch gar keine skontorelevanten Rechnungen empfangen. Doch was sind typische Herausforderungen, die vorab gelöst werden sollten – und mit welchen Mythen gehört längst einmal aufgeräumt? Letztlich bewegt im Vorfeld die Frage „Was macht ein REB-Projekt erfolgreich, was lässt es scheitern?“.


Wege zur maximalen REB-Automatisierung

Klar messbare Ziele setzten
Um die Frage zu beantworten, ist es wichtig, dass Sie sich klar messbare Ziele bei der Planung setzen. Keine unspezifischen Vorhaben, wie „Wir wollen schneller werden“ oder „Wir müssen Aufgaben besser verteilen“, sondern konkrete Ziele, wie z.B. „Wir wollen die Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsanweisung von 14 Tagen auf drei Tage verkürzen.“; oder „Alle Prozessbeteiligten müssen jederzeit Zugriff aus einer ergonomischen Oberfläche auf die Rechnung haben.“; oder „Wir wollen die Skontoverluste von heute 10.000 Euro pro Jahr auf null reduzieren.“. Eine solche Zielsetzung und Dokumentation erfordert aber auch die Messung von aktuellen Kennzahlen im Istprozess.
Weiterhin wird der Erfolg eines REB-Projektes stets von Menschen erreicht: Durch die Akzeptanz der neuen Prozesse durch alle Involvierten. Beziehen Sie also alle beteiligten Stellen frühzeitig in Ihre Zielsetzung mit ein und erläutern Sie, wie der neue Prozess aussieht. Integrieren Sie Fachbereiche in die Erstellung Ihrer Feinkonzeption und setzen Sie dann einen starken Projektleiter ein, der von Beginn an auch als Person eine hohe Akzeptanz bei den verantwortlichen Bereichen genießt. Beachten Sie, dass Ihre historisch gewachsenen Prozesse durch die neue Lösung eventuell massiv umgestellt werden. Neue Aufgabenbereiche müssen besetzt werden (wer scannt, wer prüft die erkannten Daten, wer nutzt die jeweiligen Oberflächen zur Rechnungsprüfung und Freigabe, etc.). Viele Ihrer Mitarbeiter werden neue Tätigkeiten ausführen, mit neuen Systemen arbeiten und neue Oberflächen bedienen müssen. Es ist nicht leicht, Menschen das gewohnte Medium „Papier“ zu entziehen. Im Kern betrifft dies die Bereiche Finanzbuchhaltung, IT und Beschaffung bzw. Kostenstellenverantwortliche. (ap) … @

(Den kompletten Beitrag finden Sie im Sonderheft SAP & Dokumente ab Seite 22)

Zurück zur Übersicht Artikel drucken

Sie wollen diese Druckausgabe hier online bestellen? Hier gehts zum Bestellformular…










Weitere Links

Die Themen und Inhalte in
der aktuellen Druckausgabe
finden Sie hier…

Die Vorschau auf die nächste
Druckausgabe von S@PPORT
finden Sie hier…

Die Mediadaten und Themen-
übersicht für S@PPORT
finden Sie hier…

© CMS artmedic