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Nutzenpotenziale einer integrierten ECM-Lösung
Eine einheitliche Informationsquelle für das Unternehmen schaffen
Durch das Herstellen einer Verbindung von strukturierten und unstrukturierten Daten entstehen enorme Nutzenpotenziale quantitativer und qualitativer Art. Möchten Unternehmen diese nutzen, stehen sie vor der großen Herausforderung, ein für ihr Unternehmen geeignetes System zu finden. Hierzu sollten sie auf etablierte, strukturierte Vorgehensweisen zurückgreifen.
Von Eric Naß* – Heute steht die Welt der strukturierten Daten oftmals isoliert neben der Welt der unstrukturierten Daten. Während SAP-Lösungen für die Verwaltung strukturierter Daten, in der Regel transaktionale Informationen, eingesetzt werden, helfen Dokumentenmanagementsysteme/Enterprise Content Managementsysteme (DMS/ECM) Unternehmen bei der lebenszyklusgerechten Verwaltung von Dokumenten unstrukturierter Art. Wichtige Abschnitte dieses Zyklus sind die Erfassung, Speicherung, das Hinzufügen von Attributen (Indexierung), die systematische Ablage, die gezielte Suche, die Anzeige am Bildschirm und das gesetzeskonforme Löschen oder Archivieren der einzelnen Dokumente.
Das 3-Phasenkonzept als strukturiertes Vorgehensmodell (Quelle: FIR)
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Aufgrund der fehlenden Verbindung dieser Lösungen sind in vielen Unternehmen folgende Probleme zu beobachten: Neben inkonsistenter Datenhaltung liegt eine mangelnde Transparenz der Geschäftsprozesse vor, Aktenzugriffe sind zeit- und kostenintensiv und Mitarbeiter nutzen ihre Arbeitszeit für manuelle und somit fehleranfällige und zeitaufwendige Datenpflege. Eine entscheidende Voraussetzung zur Erreichung höherer Effizienz und somit einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit ist, dass Informationen über Modul- und Systemgrenzen hinweg zur Verfügung gestellt werden können. (ap) … @
 *Eric Naß ist wissenschaftlicher Mitarbeiter am Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) an der RWTH Aachen. Er leitet die Fachgruppe Informationslogistik im Bereich Informationsmanagement. Seine Arbeitsschwerpunkte liegen im Bereich der Optimierung und Automatisierung von informationsbezogenen Geschäftsabläufen im Unternehmen. Hierbei spielt die Auswahl geeigneter ECM-Systeme eine bedeutende Rolle.
(Den kompletten Beitrag finden Sie im Sonderheft SAP & Dokumente ab Seite 10)
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