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Anwender mit Change Management für Transformation begeistern

Von Lars Schmidt* und Torben Mauch**

Als Kern der digitalen Transformation führt es die Bereiche Strategie, Organisation und Prozesse zusammen. Das macht die Implementierung zu einer komplexen Angelegenheit für Unternehmen und zu einer Herausforderung für alle Betroffenen. Und zwar technischer wie kultureller Art. Daten- und Softwarelösungen werden unternehmensweit vereinheitlicht, bestehende Prozesse ersetzt, Rollen und Aufgaben verändern sich. Das erfordert viel Know-how und ein völlig neues Mindset. Vorprojekte dienen nicht nur dazu, den Gesamtaufwand zu minimieren, die Komplexität zu verringern und Risiken zu vermeiden. Das „Warmlaufen“ vor der eigentlichen Migration eignet sich auch, um Führungskräfte, Mitarbeiter in den Fachabteilungen und die IT auf die Transformation vorzubereiten – und sie dafür zu begeistern. Damit das Projekt erfolgreich wird, ist ein aktives Change Management von Beginn an und in allen Phasen wichtig.

SAP S/4HANA: Software richtig einschätzen und bedienen
SAP S/4HANA bringt Unternehmen viele Vorteile. Mit SAP S/4HANA nutzt man eine State-of-the-Art-Software und kann allen aktuellen Anforderungen gerecht werden. Die Möglichkeiten der Automatisierung erhöhen die Durchlaufgeschwindigkeit und reduziert die Fehleranfälligkeit. Informationsflüsse können zielgruppengenau gesteuert werden. Weil Vorhersagen viel schneller und besser getroffen werden können, kommen Unternehmen vom Reagieren ins Agieren. Statt Geschäftsprozesse einfach nur auszuführen, verschafft ihnen die Software die Zeit, diese zu optimieren. Im besten Fall unterstützt das ERP die Entstehung neuer Wertschöpfungsprozesse und führt zu neuen Business Cases.
Die positiven Effekte der SAP S/4HANA-Transformation kommen aber erst dann zur Geltung, wenn Unternehmen nicht nur die Software, sondern auch die Prozesse betrachten und an den neuen Anforderungen ausrichten. Aus technischer Perspektive bedeutet das, S/4HANA als zentralen Core der IT-Landschaft zu verstehen, der seine Leistungsfähigkeit in der Regel erst dann ausspielt, wenn es um die Abbildung neuer Prozesse geht.
Geschäftsprozesse müssen also nicht nur überdacht, sondern komplett neu gedacht werden. Denn: Neue Anforderungen der Verbraucher, zum Beispiel hinsichtlich der Nachhaltigkeit oder Produktverfügbarkeit, führen zu ganz neuen Abläufen in den Unternehmen. So müssen Unternehmen in der Lage sein, den Carbon Footprint eines Produktes auszuweisen und den hieraus resultierenden CO2-Zertifikatehandel abzubilden. Hinzu kommt: Netzwerkstrukturen verschiedenster Art werden die Zukunft bestimmen. Mit dem Schritt zu S/4HANA machen Unternehmen auch einen Schritt in das Businessnetwork der SAP. Der Blick geht weg von Modulen hin zu End-to-End-Prozessen und bezieht Geschäftspartner und Kunden mit ein.
Veränderungen ergeben sich dabei auch für den Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Durch die Masse an Daten und wachsende Strukturen, erhöhen sich die Anforderungen. Die Software macht es möglich, jederzeit und auf Knopfdruck eine Transparenz über die komplette Supply Chain eines Netzwerkes – vom Rohstofflieferanten bis zum Verbraucher – zu erhalten. Und entsprechende Entscheidungen zu treffen. Unterstützt wird sie durch automatisierte Algorithmen, die auch KI-Technologien nutzen.

Inside-Out-Ansatz: Anwender früh in das Projekt einbinden
Tiefgreifende Veränderungen – im Arbeitsalltag, aber auch in der Unternehmenskultur, die sich in notwendigen Änderungen von bisherigen Arbeitsformen und Arbeitsverhalten widerspiegeln, äußere Umstände wie neue Betriebsmodelle, die Einbindung neuer Player am Markt oder auch ein veränderter Zielmarkt –, können zu Widerständen unter Mitarbeitern führen. Aktives Change Management hilft, diesen vorzubeugen. Wichtig dabei ist, nicht nur das Management, sondern auch die Anwender abzuholen und einzubinden. Eine klare Vision und Kommunikation schaffen Orientierung und Vertrauen. Der Austausch mit den Mitarbeitern über Kennzahlen, Probleme und Lösungswege erzeugt Anerkennung und erhöht die Motivation. Workshops und Schulungen bauen Wissen und Selbstvertrauen auf – und machen die Potenziale von S/4HANA als Business-Projekt sichtbar. Es empfiehlt sich, einen Change Manager zu bestimmen, der die menschlichen beziehungsweise kulturellen Belange im Blick behält und Ressourcen freimacht.
Ein systematisches Vorgehen ist bei der Einführung jedes IT-Systems sinnvoll. Im Fall von S/4HANA ist es unverzichtbar. Um den Projekterfolg sicherzustellen, eignet sich ein ganzheitliches und ergebnisoffenes Vorgehen in sieben Schritten. Das Vorgehen gliedert sich in zwei Phasen: Vorbereitung und Durchführung. In der Vorbereitungsphase wird die Transformationsstrategie entwickelt. Das modulare Workshopkonzept folgt einem Inside-Out-Ansatz, bei dem das frühe Einbinden der Anwender im Mittelpunkt steht. Dadurch soll eine hohe Identifikation der Mitarbeiter mit den Projekt erzielt werden. In der Durchführungsphase empfiehlt sich ein methodisches Vorgehen nach den agilen Ansätzen der SAP. Dabei werden die Vorteile von Best-Practice-Prozessen in Form von Fit4Templates genutzt, welche die Grundlage des Projekterfolgs und vor allem einer entsprechenden Digitalisierungsstrategie darstellen. Alle Projektphasen werden mit einem wirksamen Change Management begleitet:

Schritt 1: Ausgangssituation und Zieldefinition
In diesem Schritt wird zunächst die Ist-Situation mit Fokus auf Organisation, Prozesse und Technologie erfasst und bewertet. Hier dienen die Daten aus den SAP Standard Tools wie beispielsweise des SAP Readiness-Checks als Grundlage. Am Ende wird unter Berücksichtigung der Unternehmens- und Fachbereichsstrategie das Ziel definiert. Für das Change Management bedeutet das: Den Wandel zu definieren und Verbindlichkeit auf Führungsebene herzustellen. Die Klärung und Definition des konkreten Veränderungsvorhabens steht hierbei im Fokus. Ähnlich wie oben beschrieben wird auch die jetzige Situation im Unternehmen mit dem erwünschten Zustand verglichen – es gilt, eine gemeinsame Version zu erarbeiten.

Schritt 2: Formulierung der Zielarchitektur und Roadmap
On-Premises oder Cloud? Greenfield oder Brownfield? Diese Fragen werden im zweiten Schritt beantwortet und in eine Roadmap beziehungsweise in einen vorläufigen Projektplan übertragen. In diesem Schritt konzentriert sich das Change Management auf die Betroffenen der Veränderung. Das Team erstellt einen ersten Überblick über die notwendigen Schritte im Projekt. In Form einer Stakeholder-Analyse werden die wichtigen Zielgruppen und ihre Einstellung zum Projekt analysiert. Mit einer Roadmap werden die wesentlichen Schritte der anstehenden Veränderungen abgesteckt – das sorgt für mehr Orientierung.

Schritt 3: Planung der Transformation
Anschließend wird die Roadmap konkretisiert und operationalisiert; der Projektplan nimmt eine konkrete Form an. Hier werden auch die Projektkosten klarer. Gleichzeitig wird im Bereich Change Management ein umfassendes Konzept erarbeitet, dass die konkreten Change-Maßnahmen in allen Projektphasen beschreibt und definiert. Es handelt sich dabei aber um „lebendes“ Dokument, das an verändernde Rahmenbedingungen angepasst wird. Der ernannte unternehmensinterne Change Manager ist hierbei im Lead.

Schritt 4: V-Phase – Verifizieren, Vertiefen, Vorbereiten
Ziel dieses Schrittes der Umsetzung ist es vorbereitende Tätigkeiten wie zum Beispiel die Geschäftspartnerumstellung bei einer Conversion durchzuführen oder auch die Vertiefung des Prozess-Scopings vorzunehmen. Das Change Management versucht derweil, die Mitarbeiter emotional einzubeziehen und die Veränderungsbereitschaft zu erhöhen. Bewusstseinsbildung, Verständnis und Akzeptanz der Stakeholder werden durch geeignete Kommunikationsmaßnahmen forciert. Dies schafft eine optimale Vorbereitung der Mitarbeiter auf die nachfolgende Befähigungsphase.

Schritt 5: Fit2-Phase
In diesem Schritt wird der Datenbestand bereinigt, archiviert und historisiert. Je nachdem, ob eine Neuimplementierung oder eine Systemconversion durchgeführt wird, folgt ein Vorgehen nach „Fit2Standard“ oder „Fit2Conversion“. Wichtig für das Change Management ist, die Veränderungen zu erklären und den Mitarbeitern erste neue Inhalte zu vermitteln. Das gelingt mit S/4HANA-Roadshows, Fiori-Workshops oder sonstigen Lernplänen. Die Inhalte werden zielgruppengerecht aufbereitet und von ernannten Change Agents an die verschiedenen Personengruppen kommuniziert.

Schritt 6: Durchführung
Bei einer Neuimplementierung kommen umfangreiche (branchenspezifische oder generische) Best-Practice-Templates zum Einsatz. Bei einer System-Conversion wird auf ein Set an erprobten Accelerator-Tools zurückgegriffen. In diesem Schritt macht das Change Management die Mitarbeiter mithilfe von Schulungen, Trainings und Arbeitsplatzhilfen fit für das Tagesgeschäft. Dabei nutzt das Team eine Kombination aus Classroom- und Online-Trainings. Mittels der Train-the-Trainer-Methode vermitteln ernannte unternehmensinterne Trainer ihr Wissen.

Schritt 7: Go-live
Auf technischer Ebene erfolgt der Go-live, auf Ebene des Change Managements wird die Veränderung stabilisiert. Mit Retrospektiven und Lessons-Learned-Formaten wird ein Rückblick auf das Projekt geworfen. Besondere Erfolge sollten gefeiert und veröffentlicht werden. (ib) @

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