Produkte & Services

Dokumenteneingang in SAP leicht gemacht

Optimierung fängt beim Auftragseingang an

In Zeiten knapper Kassen gilt es mehr denn je, die Finanzen im Griff zu haben. Oft hilft es schon, die internen Unternehmensprozesse zu straffen, um den Cashflow positiv zu beeinflussen. So beispielsweise im Auftragsmanagement: Eine schnellere interne Verarbeitung eingehender Aufträge bedeutet in der letzten Konsequenz, dass die erbrachte Leistung dem Kunden schneller in Rechnung gestellt werden kann. Und die frühere Rechnungsstellung zieht einen rascheren Geldfluss nach sich. Wer meint, Effizienzsteigerungen und enorme Einsparpotenziale seien dabei nur im Dokumentenausgang erzielbar, der irrt: Gerade im Input-Management, beispielsweise im Auftragseingang, gilt es, die bisher ungenutzten Potenziale zu erschließen.

Automatisierung, Transparenz und reduzierte Fehlerquote
Durch die automatisierte Verarbeitung eingehender Aufträge lassen sich Prozesse wesentlich vereinfachen und straffen, Irrläufer auf dem internen Postweg vermeiden und Kosten sparen. Um den Auftragseingang zu optimieren, ist eine Lösung entscheidend, die alle Eingangskanäle für Dokumente in SAP berücksichtigt: angefangen bei der Bestellungsmitschrift am Telefon über Anfragen per Post und Fax bis hin zum automatisierten Erfassen elektronischer Aufträge via E-Mail und EDI (Electronic Data Interchange). Zudem sollte sie alle erforderlichen Schritte einer Auftragsbearbeitung abdecken.
Meist ist die Auftragsbearbeitung abteilungsübergreifend organisiert. Erledigt ein Unternehmen seinen Dokumenteneingang auf herkömmlichem Weg, beinhaltet das eine Reihe manueller Arbeitsschritte wie das Verteilen der eingegangenen Dokumente an die zuständigen Fachabteilungen und die Datenerfassung durch die Mitarbeiter des Kundenservice. Die Folge sind zusätzliche Kosten durch langsamere Bearbeitung, möglicherweise verpasste Liefertermine und ein verspäteter Zahlungseingang als Resultat der verspäten Lieferung sowie der oft schwer wieder gutzumachende Vertrauensverlust beim Kunden. In der letzten Konsequenz ist möglicherweise sogar die Liquidität des Unternehmens gefährdet.

Manuelle Datenerfassung ade
Mit einem automatisierten Auftragseingang punktet ein Unternehmen daher auf mehreren Ebenen: Der gesamte Vertriebsprozess wird gestrafft, die gesamte Prozesskette vom Erhalt des Auftrags bis zur Bezahlung kann optimiert werden. Auch die Kommunikation für Genehmigungen und Nachfragen zum Bearbeitungsstatus vereinfacht sich, da die Fax- oder Papierbestellung und die EDI-Daten immer auch als PDF in dem entsprechenden Auftrag angezeigt werden. Damit verbessert sich bei Nachfragen nicht nur die Kommunikation unter den Mitarbeitern, sondern auch die Beziehung zu den Kunden. Erkrankt etwa ein Mitarbeiter oder ist im Urlaub, müssen die offenen Bestellungen nicht an die Vertretung übermittelt werden, Papier- oder Faxbestellungen bleiben nicht aus Versehen auf seinem Schreibtisch liegen. Stattdessen hält das Auftragseingangsbuch alle offenen Bestellung vor. Somit kann jeder Sachbearbeiter die Arbeit der Kollegen sofort übernehmen. (Andreas Schumann*/ap)… @

* Andreas Schumann ist Geschäftsführer der tangro software components gmbh

(Den kompletten Beitrag finden sie unter http://www.tangro.de/ueber-tangro/news/detailansicht.html... oder im Sonderheft SAP&Dokumente ab Seite 16.)

Zurück zur Übersicht Artikel drucken

Weitere Links

Die Themen und Inhalte in
der aktuellen Druckausgabe
finden Sie hier…

Die Vorschau auf die nächste
Druckausgabe von S@PPORT
finden Sie hier…

Die Mediadaten und Themen-
übersicht für S@PPORT
finden Sie hier…