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SAP-Dokumente werden mobil
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Per Kameraklick ins SAP-Archiv
Dank der qualitativ immer hochwertigeren Kameraausstattung der Smartphones lassen sich diese zunehmend auch zur Bilderfassung oder zum Scannen von Textelementen bzw. Barcodes einsetzen. Das Smartphone selbst fungiert hier lediglich als Erfassungsgerät. Die eigentliche Datenverarbeitung erfolgt auf den nachgelagerten Serversystemen bzw. dem zentralen Applikationsserver – unabhängig davon, ob es um die Barcode- oder OCR-Erkennung erfasster Textelemente geht. Klassifizierungsmodule ermöglichen dabei auch die inhaltliche Erkennung und Zuordnung der Informationen, sodass diese im Bedarfsfalle auch direkt in das SAP-System zur entsprechenden Verbuchung einfließen.
Archivübergreifende Suche
Der direkte Zugang zu einer Kundenakte ist ein Weg. Oftmals werden jedoch weitere Informationen benötigt, die sich außerhalb der Akte an anderen Stellen im Archiv befinden. Der Mitarbeiter kann entweder durch die bekannte Ordnerstruktur an den gewünschten Ort navigieren, alternativ kann er auch über Indexwerte suchen. Hierfür gibt er den oder die Suchbegriffe einfach in die Suchmaske ein und löst damit eine archivübergreifende Suche aus. Bei entsprechender Berechtigung erhält er eine Trefferliste aller vorhandenen Informationen. Ist nicht unbedingt klar, in welchen Indexfeldern das System suchen soll, kann auch per Volltextsuche recherchiert werden. Da in letzterem Fall unter Umständen eine ganze Reihe von Suchergebnissen angezeigt wird, können diese dann entsprechend gefiltert und damit recherchebezogen verdichtet werden.
Auch ohne direkte Verbindung zwischen dem Smartphone und SAP lassen sich über die ELO-Smartphone-Schnittstelle einfach SAP-Daten anzeigen. Hierzu gehören alle strukturierten, von SAP generierten Dokumente wie Rechnungen und Bestellungen. Darüber hinaus findet das ECM-System aber auch unstrukturierte Daten wie Office-Dokumente, Bilder, E-Mails, Handbücher, CAD-Daten oder Marketingunterlagen. Alle Dokumente liegen in der jeweils aktuellsten Version vor. Dies ist nicht nur bei Handbüchern und technischen Dokumentationen von größter Wichtigkeit, sondern auch bei Bestelldaten, um eine rasche und korrekte Rechnungsprüfung sicherzustellen. Die Versionshistorie ist jederzeit einsehbar. Außerdem dokumentiert das System transparent, welcher Bearbeiter wann welche Änderungen am Dokument vorgenommen hat. Bei Bedarf können zu Vergleichszwecken auch ältere Versionen abgerufen werden.
Bestellvorgänge flexibel vor Ort auslösen
Umgekehrt lassen sich zeitnah über das Smartphone auch Informationen ins Archiv und damit in SAP einpflegen. Benötigt ein Kunde zum Beispiel Ersatzteile, so kann der Vertriebsmitarbeiter zunächst direkt prüfen, ob diese vorrätig sind, und dann unmittelbar vor Ort die Bestellung auslösen. Die Workflows werden dabei nahtlos mit ELO synchronisiert und an SAP übergeben. Auf diese Weise entfallen redundante Dateneingaben. Denn bislang werden Daten oftmals zunächst vor Ort erfasst und anschließend erneut in eine andere Anwendung wie SAP eingegeben. Dieser fehleranfällige Arbeitsschritt ist damit für alle Zeiten obsolet. (Andreas Schulz/ap) @
Vorteile der ELO-Smartphone-Schnittstelle auf einen Blick
• Nahtlose Integration von ELO-ECM in SAP
• Zugriff auf relevante Unternehmensinformationen aus unterschiedlichen Geschäftsanwendungen
• Intuitive Benutzeroberfläche
• Leistungsstarke Suche
• Benutzerfreundliche Anzeige von Dokumenten
• Ad-hoc- und Standard-Workflows starten und freigeben
• Flexible Barcodeerkennung.
ELO Digital Office
Tel.: (0711) 806089-0
Fax: (0711) 806089-19
E-Mail: info@elo.com
Internet: www.elo.com
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